Bürgerservice
Information gemäß Artikel 13 der Datenschutz-Grundverordnung
Vorbemerkung
Das Standesamt Offenburg erhebt zur Erfüllung seiner Aufgaben nach §1 und 2 des Personenstandsgesetzes sowie §§ 39 und 40 Landesgesetz über die freiwillige Gerichtsbarkeit personenbezogene Daten.
Verantwortlich für die Datenverarbeitung
Stadt Offenburg, Standesamt
Fischmarkt 2
77652 Offenburg
standesamt@offenburg.de
Beauftragte/r für Datenschutz
Datenschutzbeauftragte/r der Stadtverwaltung Offenburg
Hauptstraße 90
77652 Offenburg
datenschutz@offenburg.de
Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten
Das Standesamt ist verpflichtet für seinen Zuständigkeitsbereich ein Eheregister, ein Lebenspartnerschaftsregister, ein Geburtenregister und ein Sterberegister sowie die dazugehörenden Sammelakten zu führen und fortzuführen (§§ 3, 6-9, 15, 16, 21, 27, 31, 32, 47 PStG).
Aus diesen Registern und den Sammelakten werden Urkunden und Auskünfte entsprechend §§54-66 PStG erteilt.
Darüber hinaus nimmt das Standesamt nach §§ 34 ff. PStG besondere Beurkundungen vor und übernimmt entsprechend §§ 39 und 40 Landesgesetz über die freiwillige Gerichtsbarkeit die Nachlasssicherung und Erbenermittlung.
Im Zusammenhang mit den vorgenommenen Beurkundungen ergehen Mitteilungen an andere Behörde auf Grundlage des § 68 PStG sowie §§ 57 ff. Personenstandsverordnung (PStV) sowie auf Grund internationaler und bilateraler Übereinkommen sowie nach §§ 39 und 40 Landesgesetz über die freiwillige Gerichtsbarkeit.
Pflicht zur Bereitstellung der Daten
Zur Erfüllung dieser Aufgaben werden die unterschiedlichsten personenbezogenen Daten erhoben und gespeichert. Hierzu zählen insbesondere:
- Namen
- Geschlecht
- Geburtsdaten
- Sterbedaten
- Eheschließungsdaten
- Daten zum Familienstand
- Daten zur vorherigen Ehen und gleichgeschlechtlichen Lebenspartnerschaften
- Daten zu den Abstammungsverhältnissen
- Meldedaten
- Staatsangehörigkeiten
- Religion (freiwillig)
- Änderungen des Familienstandes, des Geschlechts, des Namens usw.
Welche Daten genau erhoben werden und in welcher Form die Speicherung erfolgt, ergibt sich aus den o.g. Rechtsgrundlagen. Die Daten müssen durch Vorlage entsprechender Originaldokumente und Unterlagen durch Bürger nachgewiesen werden.
Empfänger oder Kategorien von Empfängern personenbezogenen Daten
Es ergehen nach der Beurkundung insbesondere Mitteilungen an folgende Behörden:
- andere Standesämter im Inland
- Standesämter und Zivilbehörden im Ausland
- das Standesamt I in Berlin
- Meldebehörden
- Jugendämter
- Ausländerbehörden
- Konsulate und Botschaften
- die zentrale Testamentskartei
- Finanzamt
- Amtsgericht
- Kirchengemeinden
- Statistisches Landesamt
- Presse (nur mit schriftlicher Einwilligung)
Das Standesamt erhebt ggf. bereits vor der Beurkundung bei den o.g. Stellen Daten zur Erfüllung der eigenen Aufgaben. Diese variieren im Einzelfall und werden nur erhoben, sofern eine Notwendigkeit vorliegt. Darüber hinaus werden bei folgenden Stellen Daten erhoben bzw. an folgende Stellen Daten weitergegeben, sofern Klärungsbedarf besteht.
- Staatsangehörigkeitsbehörde
- Bundesamt für Migration
- Landesaufnahmestelle für Flüchtlinge
- Aufsichtsbehörde; Landratsamt Ortenaukreis
- Oberlandesgericht Karlsruhe
- Bestatter, Staatsanwaltschaft
- Klinikum, Pflegeheime, Ärzte
Personenstandsurkunden oder Auskünfte aus den Sammelakten ergehen an Privatpersonen und juristische Personen auf Antrag, sofern sie dazu berechtigt sind oder ein rechtliches Interesse vorliegt.
Eine Datenübermittlung für Zwecke der Werbung oder des Adresshandels erfolgt in keinem Fall.
Dauer der Speicherung
Kirchenaustrittserklärungen werden 30 Jahre lang aufbewahrt.
Für die Führung der Personenstandsregister gelten folgende Aufbewahrungsfristen:
Ehe- und Lebenspartnerschaftsregister 80 Jahre
Geburtenregister 110 Jahre
Sterberegister 30 Jahre
Nach Ablauf dieser Fristen, werden die Daten dem Stadtarchiv zur Übernahme angeboten.
Zur Vereinbarung von Terminen werden personenbezogene Daten erhoben und gespeichert. Dazu können insbesondere gehören:
- Namen
- Geschlecht
- Anschrift
- Familienstand
- Staatsangehörigkeit
- Abstammungsverhältnisse
- Telefonnummer
Die Daten dienen zur Organisation der vereinbarten Termine. Die Daten bleiben maximal 2 Jahre gespeichert. Ohne Einwilligung zur Speicherung der Daten erfolgt keine Terminvereinbarung. Ein Widerruf führt zur Löschung des Termins.
Betroffenenrechte
Jede von einer Datenverarbeitung betroffene Person hat nach der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) insbesondere folgende Rechte:
a) Auskunftsrecht über die zu ihrer Person gespeicherten Daten und deren Verarbeitung (Artikel 15 DS-GVO).
b) Recht auf Datenberichtigung, sofern ihre Daten unrichtig oder unvollständig sein sollten (Artikel 16 DS-GVO).
c) Recht auf Löschung der zu ihrer Person gespeicherten Daten, sofern eine der Voraussetzungen von Artikel 17 DS-GVO zutrifft.
Das Recht zur Löschung personenbezogener Daten besteht ergänzend zu den in Artikel 17 Absatz 3 DS-GVO genannten Ausnahmen nicht, wenn eine Löschung wegen der besonderen Art der Speicherung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich ist. In diesen Fällen tritt an die Stelle einer Löschung die Einschränkung der Verarbeitung gemäß Artikel 18 DS-GVO.
d) Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung, sofern die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden, die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen der betroffenen Person benötigt werden oder bei einem Widerspruch noch nicht feststeht, ob die Interessen des Standesamtes gegenüber denen der betroffenen Person überwiegen (Artikel 18 Absatz 1 lit. b, c und d DS-GVO).
Wird die Richtigkeit der personenbezogenen Daten bestritten, besteht das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung für die Dauer der Richtigkeitsprüfung.
e) Widerspruchsrecht gegen bestimmte Datenverarbeitungen, sofern an der Verarbeitung kein zwingendes öffentliches Interesse besteht, das die Interessen der betroffenen Person überwiegt, und keine Rechtsvorschrift zur Verarbeitung verpflichtet (Artikel 21 DS-GVO).
Beschwerderecht
Jede betroffene Person hat das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde (Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Königstraße 10a, 70173 Stuttgart, Tel.: 0711/61 55 41 0, E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de), wenn sie der Ansicht ist, dass ihre personenbezogenen Daten rechtswidrig verarbeitet werden.
